Spécialiste du Contrôle des Documents - Montreal, Canada - AECOM

Description

Le secteur de conception architecturale de bâtiments + aménagements d'AECOM est à la recherche de spécialistes du contrôle des documents pour se joindre à son équipe. Ce poste pourrait se situer à nos bureaux d'Ottawa ou de Montréal, avec des possibilités de travail hybride.

Résumé des fonctions :

Le ou la titulaire du poste sera responsable de l'envoi, de la réception, de la distribution, de la diffusion, du suivi, de l'expédition et de l'archivage de tous les documents officiels de projets à destination, en provenance et au sein de l'entreprise, en utilisant GED Oracle Aconex, ACC, BIM 360

Le ou la spécialiste du contrôle des documents est également chargé(e) de contribuer à la mise en œuvre et à la gestion du système de gestion des documents, tout en fournissant à l'entreprise des mesures d'assurance qualité pour ses projets.

Principales responsabilités :

• Créer et tenir à jour des systèmes de gestion des documents, y compris des distributions de bibliothèque et des matrices de participants.
• Veiller à ce que la fonction de contrôle des documents soit exécutée conformément aux procédures d'entreprise et aux exigences du projet, en temps opportun et de manière efficace.
• Faciliter le flux de renseignements et la communication entre les clients, les fournisseurs, les sous-traitants et le personnel, le tout pour divers projets.
• Organiser le classement et l'archivage des documents techniques.
• Configurer les systèmes SharePoint en fonction des exigences spécifiées.
• Participer à la coordination des processus de documentation, y compris la création de flux de travail automatiques au moyen de SharePoint Online et de Power Automate.
• Étendre les fonctionnalités de SharePoint avec des formulaires, des composants WebPart et des technologies d'application.
• Gérer et tenir à jour les modèles et les données sur les serveurs de projet.
• Améliorer nos systèmes et processus de gestion des données et les rendre plus efficaces.
• Participer à d'autres initiatives de contrôle des documents ou tâches de gestion des données sous la direction du ou de la responsable de l'équipe fonctionnelle.
• Administrer les projets de construction.
• Contrôler les documents techniques.
• Élaborer des normes et des documents d'entreprise.
• Gérer la base de données des documents d'entreprise et du cycle de vie des fichiers.
• Coordonner les activités de demande de renseignements, de demande de réponses et d'inspection.
• Gérer les archives et les calendriers de conservation des documents.
• Élaborer et mener des audits internes de projets et de processus.
• Préparer l'audit externe de la norme ISO 9001:2008.
• Élaborer des procédures standards d'exploitation, y compris des guides et des modèles.
• Suivre les indicateurs clés de rendement.
• Générer et tenir à jour les nomenclatures des équipements nouvellement conçus.
• Travailler sous supervision limitée.
• À l'occasion, entreprendre plusieurs composantes d'un projet.
• Fournir une orientation aux membres de l'équipe.
• Planifier et gérer la mise en œuvre et l'intégration de nouvelles technologies.
• Corriger les problèmes de complexité moyenne et recommander les mesures appropriées.
• Travailler sur des projets de complexité faible à moyenne.
• Soutenir la gestion des dossiers et les contrôles de projet, notamment la réception, l'inventaire, la vérification, le suivi, le stockage, la récupération et la distribution de données et de documents relatifs aux projets, qu'ils soient confidentiels ou non, et en format électronique, papier ou autre, conformément à la politique de l'entreprise et des procédures adéquates selon le projet.
• Gérer la mise en œuvre et le maintien des méthodes de contrôle des dossiers et de gestion de la documentation pour plusieurs projets et gestionnaires de projet.
• Veiller à ce que toutes les pratiques et activités locales soient conformes aux politiques et procédures de l'entreprise.

Exigences minimales

• Au minimum, le ou la candidat(e) doit être titulaire d'un baccalauréat ès arts ou sciences + (2) deux ans d'expérience en tant que spécialiste du contrôle des documents dans le domaine de l'ingénierie, de la construction ou de la propriété.

Combinaison d'expérience et de formation professionnelle équivalentes avérées.

Qualifications souhaitables

• Expérience des systèmes GED, notamment Oracle Aconex, SharePoint Online, Prism Contruent, BIM 360/ACC et MS Power Platform, y compris PowerAutomate, PowerApps et PowerBI.
• Solides compétences informatiques (MS Word, Excel, PowerPoint, Access, Adobe et Outlook).
• Expérience avec les logiciels de gestion du contrôle de la documentation technique (Share Point, JD Edwards, GED Documentum, GED Aconex, SAP, PrismDocs, CRM, ERP, Oracle, People Soft, ProjectWise, GED McLaren, Microsoft Office, AS400, Macros, Global Shop, Solid Works, FSCM, HCM, E-Fin, Proliance, e-Builder, Prolog et Micros). Connaissance de POSSE et de LiveLink, de SPIN et des registres de demandes de service 311.
• Formation d'auditeur(trice) interne.
• Capacité à communiquer efficacement avec l'ensemble du personnel de tous les échelons, les clients et les fournisseurs externes.
• Capacité à anticiper les besoins du projet et à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.
• Efficacité et débrouillardise dans l'exécution de tâches multiples et prise d'initiatives dans la résolution de problèmes.
• Capacité à travailler dans un environnement stimulant et sous pression.
• Solides compétences en organisation, souci du détail et capacité à rédiger des documents techniques professionnels.

• Aucune possibilité de transfert pour ce poste.
• Le parrainage pour l'autorisation d'emploi au Canada n'est pas disponible pour ce poste.

#LI-GS1

À propos d'AECOM

AECOM est la société de conseil en infrastructure de confiance au monde, fournissant des services professionnels tout au long du cycle de vie du projet - du conseil, de la planification, de la conception et de l'ingénierie à la gestion des programmes et de la construction. Sur des projets couvrant le transport, les bâtiments, l'eau, les nouvelles énergies et l'environnement, nos clients des secteurs public et privé nous font confiance pour résoudre leurs défis les plus complexes. Nos équipes sont motivées par un objectif commun d'offrir un monde meilleur grâce à notre expertise technique et numérique inégalée, à une culture d'équité, de diversité et d'inclusion, et à un engagement envers les priorités environnementales, sociales et de gouvernance. AECOM est une société fortune 500 et son activité de services professionnels a eu un chiffre d'affaires de 14,4 milliards de dollars au cours de l'exercice 2023. Voyez comment nous offrons un héritage durable pour les générations à venir à et @AECOM.

La liberté de grandir dans un monde d'opportunités

Vous aurez la flexibilité dont vous avez besoin pour faire votre meilleur travail avec des options de travail hybrides. Que vous travailliez à partir d'un bureau d'AECOM, d'un emplacement distant ou sur un site client, vous travaillerez dans un environnement dynamique où votre intégrité, votre esprit d'entreprise et votre état d'esprit pionnier sont défendus.

Vous nous aiderez à favoriser une culture d'équité, de diversité et d'inclusion – un milieu de travail sûr et respectueux, où nous invitons tout le monde à se mettre au travail en utilisant leurs talents, leurs antécédents et leur expertise uniques pour créer des résultats transformationnels pour nos clients.

AECOM offre un large éventail de programmes de rémunération et d'avantages sociaux pour répondre aux divers besoins de nos employés et de leurs familles. Nous offrons également un solide programme de bien-être à l'échelle mondiale. Nous sommes la société d'infrastructure mondiale de confiance, et nous sommes dans le même bateau - votre croissance et votre succès sont également les nôtres.

Rejoignez-nous et vous obtiendrez tous les avantages de faire partie d'une société mondiale cotée en bourse - l'accès à une technologie et à une réflexion de pointe et à un travail de transformation avec un impact important et une flexibilité de travail. En tant qu'employeur de l'égalité des chances, nous croyons au potentiel de chaque personne et nous vous aiderons à atteindre le vôtre.

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