Secrétaire administratif(ive) - Montreal, Canada - Hydro-Québec

Hydro-Québec Montreal, Canada

Found in: Talent CA C2 - 1 week ago

Description

Concours: 163904Titre à l'interne*: Secrétaire administratif(ive) - CLASSE 2 (Affectation temporaire 6 mois) Statut: TemporaireDurée: 6 moisAdresse: 75, boul. René-Lévesque Ouest (Siège Social Hydro-Québec) Ville: MontréalHoraire de travail: Variable 33.5 hrs, 5 jours Fin d'affichage: 05/05/2024

*Le titre du poste affiché peut être différent de celui indiqué à la rubrique «Titre interne» pour faciliter la recherche d'emploi avec un titre utilisé sur le marché.

Qui nous sommes

Nous sommes fiers de produire une énergie propre et renouvelable depuis 1944. Notre vision est de mobiliser la force collective du Québec pour accélérer la transition énergétique, stimuler l'économie et bâtir un avenir durable.

Travailler avec nous, c'est propulser votre carrière auprès de gens engagés et toujours prêts à innover pour relever nos défis ambitieux. Parce que notre monde change le monde

Votre mission

Assister les gestionnaires desservis dans la gestion des dossiers et dans la gestion de leur temps. Contribuer à la préparation et au suivi des budgets.
Exécuter les travaux de secrétariat afin de fournir le soutien requis au personnel des unités administratives desservies.

Vos principales activités au quotidien

Assurer le suivi des dossiers selon leur importance ou leur échéance de façon à dégager les gestionnaires de leurs tâches administratives.
Tenir à jour l'agenda des gestionnaires, fixer, déplacer, confirmer au besoin des rendez-vous ou réunions.
Recueillir des informations, vérifier, compiler et comparer des données pour contribuer à la préparation et au suivi des budgets, tableaux de bord et indicateurs de gestion.
Recevoir ou préparer divers documents ou formulaires d'entreprise incluant ceux relatifs à la gestion du personnel, les vérifier, les corriger et obtenir les approbations requises et informer les personnes concernées. Effectuer les recherches et le suivi relatifs au traitement de ces documents ou formulaires ainsi que la saisie de données dans les systèmes et au besoin, procéder à l'extraction de rapports des systèmes d'entreprise.
Rédiger, préparer et dactylographier la correspondance et tenir à jour des rapports, listes ou documents.
Recevoir les demandes d'information et la correspondance, obtenir les renseignements nécessaires ou la documentation pertinente, y donner suite et en assurer le suivi. Traiter les questions qui relèvent de ses attributions.
S'occuper de l'organisation matérielle des réunions, préparer l'ordre du jour et la documentation pertinente. Assister aux réunions, rédiger le compte rendu et en faire la distribution.
Mettre en place ou tenir à jour un système de classement de divers documents ou dossiers, classer les documents ou dossiers, voir à leur conservation ou à leur destruction selon les encadrements en vigueur.
Vérifier les quantités de fournitures de bureau, de matériel ou d'équipement. Préparer les demandes visant leur renouvellement et obtenir les approbations requises. Coordonner les actions relatives à l'aménagement des unités administratives desservies.
Communiquer avec les personnes concernées pour des raisons telles que l'entretien des appareils ou équipements de bureau, les réservations de salle ou d'équipements, d'hébergement, de moyens de transport, et les inscriptions à des cours, congrès, colloques.

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l'emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Votre profil

Exigences

Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en technique de bureautique ou un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou l'équivalent.
Posséder une bonne expérience dans le support administratif auprès de directeur et de son équipe.
Posséder de l'expérience en coordination des demandes acheminées au bureau du supérieur, en gestion de l'agenda, en organisation de rencontres, ainsi qu'en suivi de dossiers et de projets.

Compétences et connaissances reliées au poste

Avoir une très bonne connaissance des systèmes et outils informatiques tels que: la suite MS Office, HydroDoc, SAP et Visio.
Avoir une bonne capacité d'analyse et de synthèse ainsi qu'une grande habileté à communiquer verbalement et par écrit.
Démontrer la maîtrise des compétences comportementales suivantes:
- Autonomie
- Gestion du temps et des priorités
- Éthique professionnelle, rigueur, souci de la qualité et de la sécurité et du développement durable
Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Compétences essentielles à Hydro-Québec

Travaille en équipe
Agit avec ouverture et bienveillance
Agile et orienté vers les résultats
S'engage dans l'évolution

Ce que nous offrons

Un environnement stimulant qui permet de se développer et des possibilités de carrière à la hauteur de son talent
Une rémunération concurrentielle et un régime de retraite parmi les plus généreux du marché
Un horaire de travail qui encourage un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle
Des conditions de travail avantageuses, incluant quatre semaines de vacances et la possibilité de se prévaloir d'un congé autofinancé
Une gamme complète de programmes d'assurance maladie, vie et salaire
Un programme de télétravail hybride et flexible selon la nature du travail

Égalité des chances

À Hydro-Québec, l'inclusion est l'une de nos valeurs fondamentales. Nous travaillons chaque jour à mettre de l'avant une culture d'entreprise qui donne à chacun et à chacune l'occasion de se réaliser et d'atteindre son plein potentiel. Par l'entremise de notre programme d'accès à l'égalité en emploi, nous encourageons toute personne qualifiée à présenter sa candidature, et à mentionner, le cas échéant, son appartenance à l'un et l'autre des groupes suivants : femmes, minorités visibles, minorités ethniques, communautés autochtones et personnes en situation de handicap. Hydro-Québec adopte une définition large et inclusive de la diversité qui va au-delà des lois applicables et qui inclut les personnes issues de la diversité sexuelle et de la pluralité des genres.

Des mesures d'accommodement peuvent être offertes aux personnes en situation de handicap afin d'optimiser leur recrutement.

Conformément à la norme Vérification de la fiabilité et de l'intégrité des personnes d'Hydro-Québec (HQ-SC-N-1001), la personne retenue fera l'objet de vérifications correspondant au niveau auquel l'emploi est assujetti. Notre fournisseur Mintz Vérifications mondiales effectuera ces vérifications.

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